Café das 10

Dia Mundial da Produtividade: Dicas - Parte 1

Publicado por Macro Makers em 2021-06-20 às 10:00

Dia Mundial da Produtividade: Dicas - Parte 1

Decidimos partilhar com os nossos leitores algumas dicas, que poderão ser bastante úteis no sentido de contribuir para maximizar a sua produtividade!

É natural que na Macro Makers, abordemos este dia tão especial para nós, pois tentamos, dia após dia, ser o mais produtivos possível nas nossas tarefas! Assim sendo, decidimos partilhar com os nossos leitores algumas dicas, que poderão ser bastante úteis no sentido de contribuir para maximizar a sua produtividade!

Planear o dia seguinte

Ao final de cada dia de trabalho, poderemos dedicar uns 5 minutos (apenas 5 minutinhos), para planear o que iremos fazer no dia seguinte. Basta elaborar uma lista simples, com as tarefas que queremos ou necessitamos de fazer no dia seguinte, organizando assim as nossas ideias.

Esta estratégia tem dois benefícios: ter uma noção clara do que iremos fazer no dia a seguir e no dia seguinte desperdiçar menos tempo a pôr as ideias em dia.

Gerir as tarefas consoante a sua dificuldade

Além de ordenar as tarefas por prioridade, podemos procurar posicioná-las tendo em consideração também os nossos picos de produtividade durante o nosso horário de trabalho.

Devemos identificar estes períodos e programar as tarefas mais difíceis para serem realizadas nesses períodos. Assim, no restante período laboral, podemos executar atividades mais leves.

Tendo isto em consideração, o segredo para nos mantermos produtivos é entender o nosso corpo e a nossa mente, e não só: é importante perceber quais atividades irão ter um maior proveito segundo os períodos do dia e encaixar as atividades nesses períodos nos quais nós trabalhamos melhor.

Fazer uma coisa de cada vez

Atualmente, existe uma falsa perceção de que ser multitasking é a mesma coisa do que ser mais produtivo, mas isso não é correto.

Se na nossa lista de tarefas pendentes, a maior parte delas requerem um nível elevado de atenção da nossa parte, o mais recomendável é realizá-las uma de cada vez. Ao sermos multitasking nesses casos, o trabalho pode até ser rapidamente concluído, mas este poderá perder a sua qualidade potencial.

Na verdade, se fizermos uma coisa de cada vez, o foco em cada tarefa poderá ser maior, aumentando a qualidade dos resultados e reduzindo o tempo necessário para realizá-las.

Fazer da lista um hábito

Uma lista de coisas a fazer permite identificar rapidamente todas as tarefas que necessitam de ser feitas no dia, reduzindo o esforço mental para nos lembrarmos delas. Porém, algumas atividades urgentes acabam por aparecer. Devemos adicioná-las na lista ao lado ou abaixo da tarefa que estamos a realizar, para não nos esquecermos. Caso não seja tão urgente ou importante, essa tarefa pode ser adicionada na lista do dia seguinte.

Quando tivermos o hábito de usar a lista, poderemos melhorar a nossa organização e eficiência. Assim sendo, devemos fazer uma lista adaptável para adicionar as tarefas que surgirem e as que têm menor importância para serem realizadas mais tarde.

Utilizar ferramentas de produtividade

Quando pensamos no termo "ferramentas de produtividade" pensamos em aplicações muito custosas e complicadas, que só grandes especialistas iriam utilizar no seu dia-a-dia, mas não é bem assim.

Ferramentas de produtividade são aquelas que permitem organizar-nos de alguma forma, seja a nível de documentos, tempo, tarefas...

Existem os seguintes tipos de ferramentas:

  • Ferramentas de comunicação, como o Zoom, que permitem realizar reuniões de equipas;
  • Ferramentas em nuvem, tal como o Google Drive que permitem organizar documentos dentro de um alojamento web;
  • Ferramentas de gestão do tempo, como o Toggl, que permitem monitorizar quanto tempo é dedicado a cada tarefa;
  • Ferramentas de produtividade pessoal, como o Google Calendar, que permitem organizar no calendário eventos, tarefas…

Eliminar as distrações

Durante o dia, muitas distrações podem afetar o nosso foco e o nosso desempenho no trabalho. Redes sociais, televisão, rádio, telefone, conversas paralelas e outros desperdiçadores de tempo devem ser removidos antes mesmo de começar a trabalhar.

Se não precisarmos da internet para executar certas tarefas, podemos e devemos desligar-nos dela.

Fazer pausas

Mesmo que estejamos muito atarefados, é preciso parar um pouco e espairecer.

Às vezes, levantar para tomar um café, conversar cinco minutos com um colega ou folhear uma revista por alguns minutos é o suficiente para reativar a motivação e voltar a produzir melhor.

Fontes:

cafedas10.pt